EventAttent is dé partner die jouw evenement ondersteunt gedurende alle fasen van de cyclus.
Klik op een fase om te zien wat EventAttent voor jou kan betekenen:
”Aanvraagfase
EventAttent kent het aanvraagproces van de evenementvergunningen als de eigen broekzak en heeft hiervoor vaak aan tafel gezeten bij gemeenten en ook bij de politie, brandweer en de GHOR die een adviserende rol hebben. Wij spreken de taal en kunnen de belangen van jouw evenement goed vertegenwoordigen. Samen met jullie brengen we het evenement goed in kaart, verzamelen de benodigde informatie en dienen de vergunningsaanvraag op tijd in. Op deze wijze komen we samen op een constructieve manier tot een soepele vergunningverlening.
Voorbeelden:
- Aanvraag evenementvergunning en evenementensubsidie
- Risicoanalyse en risicobeheersing
- Veiligheidsplan/beveiligingsplan
- Mobiliteitsplan (afzettingen, omleidingen, parkeren, fietsenstallingen etc.)
- Crowdmanagement plan
- Indeling terrein
- Ontruimingsplan
- Gezondheidsplan (ehbo, weer, klimaat)
- Communicatieplan
- Draaiboeken en instructie medewerkers
Voorbereidingsfase >
Maar ook als de vergunning eenmaal is verleend kan EventAttent je ondersteunen. Bij de verdere voorbereiding van het evenement worden de goede voornemens in de plannen gerealiseerd. Alle nodige voorzieningen moeten worden getroffen en de afspraken moeten worden gemaakt met alle betrokkenen: binnen eigen organisatie en met de externe partijen. Denk hierbij aan het inzetten van verkeersregelaars, de beveiliging en de ehbo- ploeg. Alle betrokkenen, zowel de eigen medewerkers / vrijwilligers als de externe partijen, moeten de goede instructies en benodigde middelen krijgen.
Voorbeelden:
- Terreinindeling kaart
- Draaiboek opbouw en afbouw terrein
- Communicatieschema hulpverlening
- Mobilofoon- / portofoonplan
- Instructie / workshop voor betrokkenen
- Huisregels bezoekers
Het evenement >
En dan is het eindelijk zover: in no-time moet het evenementterrein worden opgebouwd en het feest kan beginnen. Als organisator ben je druk bezig met het in goede banen leiden van het evenement zelf: met de deelnemers, relaties, familie en andere betrokkenen. Het is een veelgemaakte vergissing om de gastheer pet te combineren met die van de veiligheidscoördinator. Deze waakt permanent over het veilige verloop van het evenement en heeft hiervoor ook het mandaat om zonodig direct in te grijpen. De evenement veiligheidscoördinator stuurt de afhandeling van incidenten aan en escaleert indien nodig naar de regionale hulpdiensten die deze rol overneemt bij echte calamiteiten. “Vergelijkbaar met een suppoost die in een bomvol stadion met de rug naar het voetbalveld staat en permanent waakt. Hij is niet gekomen om naar het potje voetbal te kijken”. Deze pet past ons prima en vervullen wij graag voor jullie evenement.
Voorbeelden:
- Registratie en afhandelen van incidenten
- Calamiteitenplan
- Centrale contactpersoon naar hulpdiensten
- Veiligheid van eigen medewerkers/vrijwilligers tijdens de opbouw en afbouw (arbo aspecten)
Evaluatiefase
Als het evenement achter de rug is, is het goed om samen terug te blikken en na te genieten van het succes en de mooie momenten. Je krijgt er de erkenning en energie van om weer uit te kijken naar de volgende editie.
Het is belangrijk om juist dan, als alles nog vers in het geheugen ligt, samen met alle betrokkenen de aandachtspunten op een rijtje te zetten. De leer- en verbeterpunten die hieruit voortkomen, zullen het evenement er de volgende keer nog mooier en beter op maken.
Voorbeelden:
- Terugkoppeling bevindingen veiligheidscoördinator en betrokken hulpverleningspartijen
- Advisering verbeterpunten n.a.v. de evaluatie
Algemeen
EventAttent kan ook adviseren over de interne organisatie, de basis van jullie evenement. Met de jarenlange ervaring op het gebied van het verbeteren van processen kunnen wij jullie helpen bij het professionaliseren van jullie (vrijwilligers-) organisatie.
Voorbeelden:
- Hoe is de informatievoorziening geregeld?
- Zijn alle documenten, draaiboeken, instructies, correspondentie e-mails etc. allemaal centraal opgeslagen?
Wie hebben er allemaal toegang? - Is alles op orde met het oog op de Wet op de Persoonsregistratie / AVG?
Jij richt al jouw aandacht op het neerzetten van een geslaagd evenement. EventAttent ontzorgt jouw organisatie in de zaken die achter de schermen allemaal moeten worden geregeld en waarvoor specialistische kennis nodig is.
